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Case Study digitale Behördenprozesse

Digitalisierung von tausenden Formularen und Verträgen auf einer Plattform

Valeria Di Dato, Marketing/Kommunikation, ajila ag

Der Kunde - Kanton Basel-Stadt

Die Zentralen Informatikdienste (ZID) des Kantons Basel-Stadt sind für die Informatikgrundversorgung der Verwaltung des Kantons verantwortlich inklusive der technischen Konzeption und Umsetzung zeitgemässer Services für BürgerInnen, Unter- nehmen und Verwaltungsstellen.

 

Die Ausgangslage - Eine unübersichtliche Formularwelt

Die verschiedenen Departemente des Kantons Basel-Stadt hatten zahlreiche inhomogene Formulare im Einsatz, welche kein einheit- liches und kantonsübergreifendes Erscheinungsbild aufwiesen. Daraus resultierte die Hauptmotivationen des Kantons, eine Harmonisierung der Inhalte sowie die Vereinfachung und Verein- heitlichung verschiedener Technologien (PDF, HTML) umzusetzen. Ebenfalls sollen die Formulare jederzeit auf allen Endgeräten (re- sponsive) abrufbar sein um eine Optimierung und Vereinfachung der Abwicklung von Geschäftsprozessen der BürgerInnen mit der Verwaltung zu gewährleisten. Hinzu kommt, dass die Anforde- rungen an neue Formulare stets komplexer werden (Barrierefrei- heit) und eine Überarbeitung der Dokumente in Angriff genom- men werden musste. Bis anhin wurden die Formulare direkt vom ZID erstellt und verwaltet. ajila bietet dem Kanton Basel-Stadt nun einen vollumfänglichen Formularservice. Die dazugehörige Be- triebsplattform passt mit der Infrastruktur des Kantons Basel-Stadt bestens zusammen und ermöglicht es ihm die Formularbereit- stellung zu skalieren und damit die Mitarbeiter operativ zu entlasten.

 

Die Lösung - Intuitive, digitale Formulare im Einsatz

Dank der Formularplattform Digital Deals mit Standort Schweiz wird ein automatischer, sicherer Datenaustausch zwischen der Cloud und des Kantons Basel-Stadt gewährleistet. Die Daten werden über die von ajila gehostete Digital Deals Plattform verarbeitet und an das Kanton Basel-Stadt System übermittelt.

Mit dem gemeinsam erarbeiteten Komponentenkatalog der
Digital Deals Plattform können konsistente, einheitliche Formulare effizient umgesetzt werden. Die Qualität wird durch Verminderung von Fehleingaben und Medienbrüchen verbessert. Die Prozess- anforderungen können damit effizient umgesetzt werden und die Integration einer Zahlungskomponente ermöglicht es unter anderem, Zahlungen durch die BürgerInnen direkt im Formular abzuschliessen. Der Formularkatalog ist äusserst vielfältig. Bis zum Abschluss des Projektes sollen gegen. 700 Formulare verfügbar sein.

 

"Wir wollen unseren BürgerInnen ein vollständig digitales Nutzungserlebnis für unsere Services mit allen Endgeräten ermöglichen. Die Formularplattform Digital Deals von ajila ermöglicht es uns, kantons­übergreifend gegen 700 Formularprozesse mit der gleichen Plattform dank der Integration von ePayment, Karten oder elektronischen Signaturen digital und medienbruchfrei anzubieten."

Michael Wyss
Leiter Abteilung IT Solutions (ITS), Kanton Basel-Stadt

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