ajila Forms Check
Wir liefern mit unserem fundierten und praxiserprobten Konzept den Lösungsweg, wie elektronische Signaturen, Formularmanagement, Dokumentengenerierung und Outputmanagement mit einem Lösungsansatz ganzheitlich digitalisiert werden können.
Die elektronische Signatur ist nur die Spitze des Eisbergs
ajila Forms Check
In der Praxis stellen wir immer mehr fest, dass Unternehmen Projekte zur Evaluation von digitalen Signaturlösungen initiieren. Die Bedürfnisse reichen jedoch oftmals weit über die reine Signaturthematik hinaus. Prozesse sollen optimiert, Formularbestände vereinheitlicht, anhand von erfassten Kundendaten Vertragsdokumente automatisch generiert werden. Zudem sollen die Digitalisierungsvorhaben optimal in die bestehende Systemlandschaft integriert und Data Governance und Security Themen kompetent abgeklärt werden.
1. Detaillierte Analyse und Best-Practice
BEDÜRFNISANALYSE
Sie erklären uns, wo der Schuh drückt und welche Herausforderungen Sie mit Ihren Antragsstrecken, Ihren Formularen, der Vertragsgenerierung und dem Einsatz von elektronischen Signaturen haben.
BEST-PRACTICES
Wir zeigen im Detail wie anderen Unternehmen aus der gleichen Branche mit Ihren Formularprozessen arbeiten. Learnings aus anderen Formularprojekten lassen wir in die Erarbeitung der Projektidee einfliessen.
ANALYSE DER FORMULARE
Wir klassifizieren Ihren vorhandenen Formularbestand in einfache, mittelkomplexe und komplexe Formulare. Identifizieren mit Ihnen sich wiederholende Elemente und zeigen auf, wie sich durch die Harmonisierung Ihrer Formularinhalten eine grosse Skalierung erreichen lässt.
2. Prototyp, Signaturen und Integration
PROTOTYP FORMULARPROZESS
Identifizierung eines Pilotformularprozess, welches im Design Prototypen detailliert abgebildet wird. Sie erhalten einen klaren Eindruck, wie Ihre zukünftigen Formulare aussehen könnten und können den Prototypen für interne Abnahmeprozesse und Projektmarketing verwenden.
SETUP DIGITALE SIGNATUREN
Gemeinsame Aufklärung der Signaturstufen für bestimmte Anwendungsfälle, die Möglichkeiten der QES-Identifizierung, die Ausbildung zum Master RA Agent (inkl. e Learning) und den Rollout Plan auf die ganze Organisation. Abklärung der Vertragsabwicklung mit Swisscom Trust Services, der individuellen Designanpassungen & der Prüfung der Integration/Schnittstelle. Eine eine Power-User Schulung ist zudem inklusive.
KLÄRUNG DER SCHNITTSTELLEN
Wir klären mit Ihren Spezialisten wie die Daten und Dokumente Ihrer Fachsysteme in die Formularprozesse integriert werden können. Diese Schnittstellen können als Inputsquellen für die Vorbefüllung der Formulare sowie als Outputquellen für die gesammelten Daten und generierten Dokumente eingesetzt werden.
INTEGRATION INFRASTRUKTUR
Gemeinsam mit Ihren Enterprise- und Systemarchitekten definieren wir die richtige Integration unserer Lösungen in Ihre bestehende Lösungslandschaft. Unsere Lösungen können einerseits auf der zertifizierten und auditierten Schweizer Microsoft Azure Umgebung betrieben werden. Ebenfalls ist der lokale Betrieb in einer lokalen Umgebung natürlich möglich. Zudem können Authentifizierungsmöglichkeiten für die Benutzerverwaltung in die Formularprozesse integriert werden.
3. Data Governance und Architektur
LEGAL CHECK
KONZEPT SECURITY
Aufgrund von regelmässigen Audits unserer Lösungen liefern wir höchste Qualität in Bezug auf die Datensicherheit und zeigen diese Lösungsansätze deutlich aus. Wir beantworten Ihre Fragen in Bezug auf die Datenhaltung, Datenspeicherung, Schnittstellenabsicherungen und Plattformsicherheit.
BRANDING PROOF
ARCHITEKTUR UND SKALIERUNG
Aufgrund unseres Lösungsansatzes kann für den gesamten Formularbestand ein grosses Skalierungseffekt entstehen, da zahlreiche Formularelemente zentral gepflegt und anschliessend in unterschiedlichsten Formularen verwendet werden. Gemeinsam mit Ihren Enterprise Architekten stellen wir sicher, dass alle Abteilungen welche innerhalb der Organisation Formulare einsetzen, unsere Lösungsansätze kennen und von diesem Skalierungseffekt profitieren können.
4. Konkrete Lösungsidee
BUDGET & ZEITPLAN
Aufgrund der gewonnenen Erkenntnisse aus den verschiedenen ajila Forms Check Komponenten erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen eine detaillierte Projektidee mit ausgewiesenen Budgets für die identifizierten Formularprozesse und den dazugehörigen Umsetzungszeitplänen. Mit dieser Projektidee halten Sie einen transparenten Ausblick auf die konkreten nächsten Schritte und können Ihren internen Stakeholdern einen ganz konkreten Weg zur Digitalisierung Ihres gesamten Formularbestandes, der verschiedenen Antragsstrecken, der Vertragsgenerierung sowie den elektronischen Signaturen aufzeigen.
Erfahren Sie, welche Mehrwerte der ajila Forms Check für Sie bereit hält.
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Diese konkreten Resultate erhalten Sie aus dem ajila Forms-Check
Umfangreiches Lösungsdokument
Während der Umsetzung des ajila Forms-Check führen die ajila Experten mit den zuständigen Know-How Trägern Ihres Unternehmens praxisnahe und lösungsorientierte Workshops durch. Die Resultate daraus sowie wertvolle Inputs aus unserem 20 Jahre Praxiserfahrungen fliessen anschliessend in Ihr Lösungskonzept ein. Wie auch der konkrete Projektvorschlag inklusive möglichem Zeitplan und Projektbudget, damit Sie die weiteren Digitalisierungsvorhaben intern konkret vertreten können.
User Flow und Prototyp
Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir im ajila Forms Check einen konkreten Prototypen, in welchem ein konkreter digitalisierter Formularprozess in Kombination mit automatisierter Vertragserstellung und der passenden digitalen Signatur dargestellt wird. Sie erhalten dadurch ein konkretes Verständnis, wie der umgesetzte Lösungsprozess aussehen wird und können diesen für das Schaffen der internen Awareness bei Ihren Stakeholdern verwenden.
Management Summary Slides
Die Erkenntnisse aus allen Workshops sowie der Erarbeitung der User Flows und des Prototypen fassen wir für Ihre Projekt-Stakeholder kompakt zusammen, sodass Sie in Ihren Entscheidungsgremien das Projekt optimal vertreten können.
Erfahren Sie von welchem Mehrwert Sie anhand unserer Packages profitieren
Bis ins kleinste Detail durchdacht - wir haben an alles gedacht, nehmen Sie an der Hand und führen Sie Schritt für Schritt in die digitale Transformation Ihrer Prozesse von A-Z.
Bedürfnisanalyse
- Sie erklären uns, wo der Schuh drückt und welche Herausforderungen Sie mit Ihren Antragsstrecken, Ihren Formularen, der Vertragsgenerierung und dem Einsatz von elektronischen Signaruren haben.
Best-Practices
- Wir zeigen im Detail wie anderen Unternehmen aus der gleichen Branche mit Ihren Formularprozessen arbeiten.
- Wir zeigen Learnings aus anderen Formularprojekten auf und lassen diese in die Erarbeitung der Projektidee einfliessen.
Analyse der Formulare
- Wir klassifizieren Ihren vorhandenen Formularbestand in einfache, mittelkomplexe und komplexe Formulare.
- Wir identifizieren mit Ihnen sich wiederholende Elemente und zeigen Ihnen auf, wie sich durch die Harmonisierung Ihrer Formularinhalten eine grosse Skalierung erreichen lässt.
Prototyp Formularprozess
- Wir identifizieren gemeinsam mit Ihnen und Ihrem Team einen Pilotformularprozess, welchen wir in einem Design Prototypen detailliert abbilden.
- Sie erhalten dadurch einen klaren Eindruck, wie Ihre zukünftigen Formulare aussehen könnten und können den Prototypen für interne Abnahmeprozesse und Projektmarketing verwenden.
- Der Prototyp bildet zudem die Spezifikation für eine erste Formularumsetzung in der Projektidee.
Setup Digitale Signaturen
- Wir klären gemeinsam auf, welche Signaturstufen es für welche Anwendungsfälle gibt.
- Wir zeigen die Möglichkeiten der QES-Identifizierung.
- Wir planen gemeinsam die Ausbildung zum Master RA Agent (inkl. e Learning) und den Rollout Plan auf die ganze Organisation.
- Wir wickeln den Vertrag mit mit Swisscom Trust Services.
- Wir nehmen die Individuelle Designanpassungen auf.
- Wir prüfen die Integration/Schnittstellen.
- Wir setzen gemeinsam die Power-User Schulung fest.
- und bieten Ihnen eine Fragen/Antworten Session.
Klärung der Schnittstellen
- Wir klären mit Ihren Spezialisten wie die Daten und Dokumente Ihrer Fachsysteme in die Formularprozesse integriert werden können.
- Diese Schnittstellen können als Inputsquellen für die Vorbefüllung der Formulare sowie als Outputquellen für die gesammelten Daten und generierten Dokumente eingesetzt werden.
Integration in die Infrastruktur
- Gemeinsam mit Ihren Enterprise- und Systemarchitekten definieren wir die richtige Integration unserer Lösungen in Ihre bestehende Lösungslandschaft.
- Unsere Lösungen können einerseits auf der zertifizierten und auditierten Schweizer Microsoft Azure Umgebung betrieben werden. Ebenfalls ist der lokale Betrieb in einer lokalen Umgebung natürlich möglich.
- Zudem können Authentifizierungsmöglichkeiten für die Benutzerverwaltung in die Formularprozesse integriert werden.
Legal-Check
- Wir klären mit Ihren Spezialisten wie die Daten und Dokumente Ihrer Fachsysteme in die Formularprozesse integriert werden können.
- Diese Schnittstellen können als Inputsquellen für die Vorbefüllung der Formulare sowie als Outputquellen für die gesammelten Daten und generierten Dokumente eingesetzt werden.
Konzept Datensicherheit
- Aufgrund von regelmässigen Audits unserer Lösungen liefern wir höchste Qualität in Bezug auf die Datensicherheit und zeigen diese Lösungsansätze deutlich aus.
- Wir beantworten Ihre Fragen in Bezug auf die Datenhaltung, Datenspeicherung, Schnittstellenabsicherungen und Plattformsicherheit.
Branding Proof
- Wir klären gemeinsam mit Ihrem Marketing- und Brandingteam, dass die von uns gemeinsam erarbeiteten Formularlösungen bestens in Ihre bestehenden Auftritte integriert werden können.
Architektur + Skalierung Formulare
- Aufgrund unseres Lösungsansatzes kann für den gesamten Formularbestand ein grosses Skalierungseffekt entstehen, da zahlreiche Formularelemente zentral gepflegt und anschliessend in unterschiedlichsten Formularen verwendet werden.
- Gemeinsam mit Ihren Enterprise Architekten stellen wir sicher, dass alle Abteilungen welche innerhalb der Organisation Formulare einsetzen, unsere Lösungsansätze kennen und von diesem Skalierungseffekt profitieren können.