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Verträge mit einer Formularlösung digitalisieren

Und warum Dokumentengenerierung, elektronische Signaturen, Scanning, Dokumenten-Management- und Archivsysteme nicht losgelöst voneinander sondern mit einer Formularlösung abgewickelt werden sollen

Valeria Di Dato, Marketing/Kommunikation, ajila ag

Welche Elemente enthält ein Vertragsdokument?

Wenn man sich überlegt, welche Elemente ein Vertrag enthält, kommt man zu folgendem Schluss:

1. Strukturierte Vertragsdaten
Ein Vertrag enthält wichtige strukturierte Daten wie z.B.:

  • Angaben zu Personen und Kontaktinformationen
  • Finanzielle Angaben
  • Gesundheitsangaben
  • Auswahl von Produkten und Dienstleistungen
  • usw.

2. Semi-strukturierte Vertragsinformationen
Das Vertragsdokument enthält viele weitere wichtige semi-strukturierte Informationen wie z.B.:

  • Vertragsdaten
  • rechtliche Angaben
  • Angaben zu Produkt oder Service
  • Konditionen
  • Geschäftsbedingungen
  • usw.

3. Vertragsunterschrift(en)
Das Vertragsdokument wird durch eine oder mehrere Personen der Vertragsparteien unterzeichnet.1-Digital-Signatur

Kundenperspektive: Verträge einfach online abschliessen

Kunden möchten keine Zeit verlieren, wenn sie ein Produkt oder eine Dienstleistung benötigen. Sie erwarten auch, dass Verträge einfach über die Kanäle ihrer Wahl (Website, Kundenportal, App) online abgeschlossen werden können. Dies bedingt, dass alle oben beschriebenen Elemente in eine einfach nutzbare "Customer Experience" verpackt werden:

Forms-Documents-ElectronicSignatures-1

  1. von der kundenorientierten, intelligent geführten Datenerfassung,
  2. zur direkten Überprüfung des in Echtzeit generierten Vertragsdokuments,
  3. bis hin zum Unterschriften-Prozess aller Vertragsparteien

Kundenberater-Perspektive: online Vertragsabschluss mit Beratung

Kundenberater wollen die Verträge mit wenig Aufwand als Entwurf vorbereiten und dann mit dem Kunden im Beratungsgespräch online durchgehen. Der Kunde soll seine Anpassungen und Entscheide bezüglich Produkt- oder Serviceauswahl direkt online eintragen, das finale Vertragsdokument unmittelbar überprüfen und sofort oder auch zu einem späteren Zeitpunkt unterschreiben können.

Unternehmens-Perspektive: strategische Digitalisierung-Initiative

Unternehmen wollen neben einer höchstmöglichen Abschlussrate auch Effizienzen steigern, Kosten senken, Durchlaufzeiten verkürzen und die Kundenzufriedenheit erhöhen. Dies kann mit der "Front to Back" Digitalisierung von Verträgen mittels einer zentralen Formularlösung erreicht werden:

  • Automatisierung: das online Formular validiert die strukturierten Formulardaten und stellt die Datenkonsistenz sicher. Zeitaufwändige Ausnahmeprozesse in der Verarbeitung (Scanning, Processing) werden so massiv minimiert.
  • Standardisierung: zentrale Bausteine für Formulare- und Dokumente kapseln Komplexität und können hundertfach wiederverwendet werden. Dies minimiert die Zeitaufwände bei der Erstellung und im Unterhalt von Formularprozessen.
  • Omni-Channel: Kunden können jederzeit auf ihrem gewünschten Kanal (Website, Kundenberater, Kundenportal, App, Print) einfach und schnell neue Verträge zu Produkten und Services abschliessen. Das positive Erlebnis bleibt in Erinnerung und die Marke wird gestärkt.
  • Integration: die Formulardaten und Verträge werden nach Abschluss automatisch an die entsprechenden Zielsysteme übertragen. Die eigenen Mitarbeiter können so mit den gewohnten internen Fachsystemen und Prozessen weiter arbeiten.

Wir liefern mit unserem fundierten und praxiserprobten Konzept den Lösungsweg, wie elektronische Signaturen, Formularmanagement, Dokumentengenerierung und Outputmanagement mit einem Lösungsansatz ganzheitlich digitalisiert werden können.

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